Kurultay’a bir katılımcı ancak bir bildiri ile başvurabilir. Ortak isimli bildiri kabul edilmeyecektir. Gönderilecek bildirilerin daha önce yayımlanmamış veya yayımlanmak üzere bir başka yere gönderilmemiş olması ve tezden üretilmemesi esastır. Katılımcı, hangi alt başlık için başvuruda bulunduğunu, on sözcüğü geçmeyecek bildiri başlığı ile bildiri yazım kurallarına uygun olarak yazacağı 300 sözcükten oluşan bildiri özetini, beş anahtar sözcüğü, bildiri yazım kurallarında belirtilen ilkelere göre hazırlayacağı bildirinin kaynakçasını bilgi@elginkanvakfi.org.tr adresine göndermelidir. Kurultay çalışmalarının gecikme ve aksamaya yol açmaması bakımından kurultay takviminde belirtilen tarihlere titizlikle uyulması gerekmektedir. Kurultay bildirisinin tam metninin belirtilen kurallara göre yazılmaması ve kaynakçasının istenilen nitelikte olmaması, süresi içerisinde gönderilmemesi durumunda başvuru iptal edilecektir. Elginkan Vakfı Kurultayı’na katılım ücretsizdir. Bildirileri kabul edilen katılımcıların yol ve konaklama giderleri Elginkan Vakfı tarafından karşılanmaktadır.